Controle de nota fiscal: importância + dicas de gestão
Na hora de fazer o controle de nota fiscal do seu negócio, você se perde entre vários documentos e dificilmente encontra os que precisa?
O principal gargalo desse processo é a falta de um método de gerenciamento eficaz para organizar, pesquisar e armazenar as notas fiscais corretamente.
Agora que o documento é digital, a emissão e o armazenamento também são eletrônicos. Por isso, centralizar a gestão pode ser a mudança de que você precisa para não perder horas valiosas do seu dia pesquisando notas.
Continue a leitura do artigo e entenda a importância do controle e dicas para melhorar a gestão de notas fiscais da sua empresa.
Qual a importância da emissão e controle de nota fiscal?
A emissão e o controle de nota fiscal são atividades obrigatórias, pois o documento comprova que as transações comerciais das empresas (venda de produto ou prestação de serviço) aconteceram de forma legal.
Dessa forma, tanto os órgãos fiscais quanto os negócios mantêm o registro de todas as negociações realizadas com os clientes, sendo um processo-chave da gestão financeira empresarial.
Outro detalhe que reforça a importância da nota fiscal é a quitação dos impostos envolvidos na transação. Com os dados da NF, a empresa faz a apuração, cálculo e paga a guia com o valor devido ao governo.
Dessa forma, o controle de nota fiscal é essencial para o negócio evitar penalidades, como multas, devido ao não pagamento de impostos.
Como fazer uma boa gestão de notas fiscais?
Para fazer uma gestão de notas fiscais eficiente, você precisa de técnicas, ferramentas e informações sobre o que precisa cumprir em relação ao documento. Confira a seguir as dicas que melhoram o gerenciamento:
1. Use um bom gerenciador financeiro empresarial
Um gerenciador financeiro empresarial, também chamado de ERP, é um sistema que automatiza e centraliza os processos burocráticos de um negócio e substitui as planilhas manuais.
Além de outros processos financeiros, o ERP auxilia na gestão e controle de notas fiscais, pois o software é integrado com o sistema de emissão da prefeitura local e da Secretaria da Fazenda, independentemente da localização do usuário.
Com um bom gerenciador, as empresas concluem as tarefas diárias com agilidade, reduzem as ocorrências de erros e evitam que eles passem adiante no fluxo da gestão financeira.
2. Organize e mantenha o cadastro de contatos e serviços atualizado
Outro passo importante do controle de nota fiscal é organizar e manter o cadastro de contatos e serviços atualizado. Essa tarefa fica mais fácil com o software ERP.
Isso porque esse tipo de sistema conta com o recurso de cadastramento e salva todos os dados dos parceiros de negócio. Assim, na hora da emissão da NF, as informações dos clientes estão disponíveis, e a nota sai em poucos segundos.
Outra vantagem é cadastrar os próprios serviços no software para facilitar a seleção no momento de emitir a nota fiscal, o que também evita erros.
3. Crie um histórico de notas fiscais acessível
Um dos principais gargalos no controle de nota fiscal é localizar uma NF quando necessário. O problema é proporcional à falta ou qualidade da organização dos documentos.
O método mais eficiente para criar um histórico de NFs é centralizar todas as atividades financeiras em um mesmo sistema, como o ERP. Dessa forma, é mais fácil encontrar os documentos fiscais e pesquisar os clientes pelo nome ou pela data de emissão da nota.
4. Calcule impostos automaticamente
O cálculo automático de impostos é um benefício estratégico de um bom controle de nota fiscal. Como os softwares ERP estão conectados aos sistemas da prefeitura local e da Secretaria da Fazenda, o formulário de emissão, conforme o tipo de operação, indica os tributos incidentes.
Com isso, a empresa recolhe os impostos obrigatórios do sistema tributário no qual está registrada, o que garante a regularidade das atividades comerciais.
A adoção de um sistema financeiro ainda facilita o trabalho do contador, o responsável por conferir cada nota fiscal emitida no mês e gerar a guia para pagamento dos impostos.
5. Emita nota a partir de ordens de serviço e pedidos
Se a sua empresa organiza o fluxo de trabalho por meio de ordens de serviço e pedidos, o controle fica mais fácil se o sistema financeiro permitir a geração de notas utilizando os dados das ordens como referência.
As ordens de serviço e pedido incluem o nome do cliente, um número de identificação, o tipo de transação negociada, valor total, forma de pagamento, entre outros dados.
Dessa forma, quem emite a nota pode digitar o número da ordem de serviço, por exemplo, e gerar a nota fiscal em poucos cliques para garantir que nenhuma transação comercial seja finalizada sem o documento.
6. Envie um recibo provisório por e-mail para os clientes
A última dica de gestão e controle de nota fiscal é enviar um recibo provisório para os clientes logo após a emissão da NF. O documento é útil porque informa o status da transação comercial e facilita a conferência dos dados pela outra parte envolvida.
Nos sistemas ERPs, o envio de recibo provisório é uma função nativa do sistema. Então, no momento da emissão, o responsável pode selecionar essa opção e mandar o comprovante para o e-mail de contato que consta no cadastrado do cliente.
Por quanto tempo guardar uma nota fiscal?
Conforme consta no artigo 173 da Lei nº 5.172, que regulamenta o Código Tributário Nacional, o tempo de guarda de uma nota fiscal é de 5 anos. Essa obrigação é tanto do emitente quanto do destinatário do documento fiscal.
Nesse prazo, a Receita Federal pode solicitar o documento para checar se existe alguma inconsistência ou erro na emissão da NF.
Quando armazenados no sistema ERP, os arquivos XML das notas fiscais ficam salvos e validados por meio do certificado digital, o que possibilita fazer o download rapidamente, quando necessário.
Agora que você sabe como fazer a gestão e controle de nota fiscal, avalie a possibilidade de investir em um sistema ERP para organizar as atividades financeiras do seu negócio, cumprindo todos os prazos exigidos. Bom trabalho!
Este conteúdo foi escrito pela equipe do Bling, um sistema de gestão online que descomplica seu negócio. Oferecemos um ERP que agiliza a emissão de notas fiscais e boletos, além de realizar integrações com as principais plataformas de e-commerce e marketplaces.