Móveis importantes para o planejamento e montagem de escritório

Pagamento de impostos, gestão de pessoas e relacionamento com clientes. Só quem se propõe a abrir um negócio e a montagem de escritório sabe que administrá-lo e fazê-lo prosperar é uma tarefa difícil, que não é para qualquer um.

Além disso, como se a empresa por si só já não fosse complexa o suficiente, ainda há uma questão importante, mas que costuma ser menosprezada pelos empreendedores: a manutenção do escritório.

Afinal de contas, ele é mais do que um centro de operações, servindo, também, como um cartão de visitas do estabelecimento, proporcionando – ou não – uma imagem profissional a visitantes importantes, tais como clientes, investidores e colaboradores em potencial.

A boa notícia é que, por mais que administrar um local de trabalho seja algo complexo, essa tarefa está longe de ser impossível. Confira, a seguir, alguns itens importantes para mantê-lo sempre em ordem, melhorando tanto a produtividade de sua equipe quanto a imagem do seu estabelecimento:

1. Estrutura de recepção

Há quem pense que contar com uma boa recepção em uma empresa é algo desejável, mas não imprescindível.

Isso, porém, não é verdade: um balcão de recepção com um profissional devidamente qualificado recebendo os visitantes passa uma imagem extremamente profissional do negócio, o que, por sua vez, faz com que ele pareça muito mais confiável.

Vale ressaltar que isso não é tudo. Além de receber visitantes, um profissional da recepção também pode realizar tarefas administrativas simples, tornando o cotidiano de trabalho mais eficiente. Entre elas, estão o agendamento de compromisso, a tomada de nota de recados e até mesmo a organização de documentos.

2. Móveis planejados

Com as áreas úteis dos novos lançamentos imobiliários cada vez menores, as pessoas que estão comprando imóveis resolvem investir nos móveis planejados.Como eles são projetados especificamente para o espaço onde serão instalados, tais itens permitem que a área seja melhor aproveitada, por exemplo, na montagem de escritório.

Além disso, como essa mobília é fabricada do zero, é possível que quem contratar o serviço a personalize totalmente, conforme suas necessidades e preferências.

Apesar disso, nem todos sabem que tais peças também são úteis para os estabelecimentos comerciais. Por mais que isso signifique pagar móveis para escritórios preços mais altos, o investimento extra vale a pena.

Principalmente porque, a equipe contará com peças ergonômicas e projetadas especialmente para as suas necessidades.

Da mesma maneira, como os móveis sob medida costumam ter acabamentos de melhor qualidade, eles transmitem uma imagem mais profissional, algo muito importante no mundo dos negócios.

Vale ressaltar que, no caso de peças mais simples, como móveis para o arquivo, não é preciso arcar com esse valor: um simples armario de aço já é o suficiente para manter todos os documentos em ordem.

3. Treinamentos

A legislação trabalhista brasileira fixa uma série de obrigações para os empresários. Entre elas, está o fornecimento de uma série de treinamentos para os funcionários, tais como:

• Treinamento de brigada de incêndio;

• Treinamento para procedimentos perigosos;

• Treinamento de ergonomia;

• Treinamento PPRA.

Para evitar problemas com a justiça, é fundamental que os proprietários de toda e qualquer empresa fiquem atentos às necessidades do seu ramo.

Por exemplo, profissionais que trabalham com tarefas eminentemente administrativas podem não correr tantos riscos quanto um operário de fábrica ou de construção civil, mas precisam passar por um treinamento de ergonomia.

O objetivo é que eles saibam quais são as boas práticas de postura para o trabalho, de modo a evitar lesões e doenças ocupacionais.

4. Terceirização de atividades meio

Com a crise econômica, uma fatia cada vez maior de empresas têm se preocupado com algo que, anteriormente, era visto como de segunda necessidade: a produtividade.

Na prática, elas estão em busca de maneiras para fazer com que seja possível executar o máximo possível com os recursos existentes.

No caso de escritórios, uma medida interessante para fazer com que isso se concretize é optar pela terceirização das atividades de apoio, mais conhecidas como atividades meio, como a limpeza, a recepção e a portaria.

Deste modo, ao invés de contratar empregados de forma direta, é contrata-se uma empresa, que, por sua vez, fornece a mão de obra e os insumos necessários para prestar o serviço.

Nesse caso, a principal vantagem obtida na montagem de escritório é o corte de custos. O outsourcing de impressão preço, por exemplo, é muito inferior à montagem de uma estrutura de impressão própria. Da mesma maneira, a atividade é exercida por especialistas, de uma forma muito mais eficiente.