Digitalização de documentos e produtividade

Muitas empresas, para terem meios mais otimizados e para permitir que sua produtividade aumente, contratam serviços de consultoria em gestão de negócios. Essa consultoria ajuda o gestor a identificar possíveis erros e acertos que seu modelo de negócio está apresentando.

Um dos tópicos mais importantes que são identificados é a digitalização de documentos e a reestruturação de processos.

Esses dois fatores andam juntos e permitem que sua empresa seja mais eficiente, tenha um bom desempenho e garanta qualidade em todos os produtos e processos.

A digitalização de documentos, por exemplo, pode ser feito por empresas de guarda de documentos SP, já que além de digitalizar, oferecem um serviço de gestão documental eletrônica, conhecido como GDE.

Neste artigo falaremos sobre a digitalização de documentos e as etapas da organização dos arquivos, bem como as estratégias que existem para a produtividade da sua empresa aumente, garantindo uma maior visibilidade e consolidação da marca.

A digitalização de documentos e sua organização

A organização de uma empresa é essencial, pois impacta de forma direta na produtividade do negócio. Para isso, uma empresa precisa lidar com uma série de documentos, como:

• Contratos;
• Notas fiscais;
• Recibos;
• Pedidos.

Por conta disso, há a grande necessidade de organização e diminuição do volume físico que esses documentos ocupam. Assim, o processo de digitalizar documentos surge como uma solução viável e tecnológica.

A digitalização consiste no uso de um escaner digital que torna determinado documento em um arquivo digital. Este arquivo pode ter diversos formatos, podendo ser uma imagem, um arquivo PDF, ou qualquer outro que o empreendedor necessitar para realizar seu arquivo.

Alguns documentos precisam ter cópias físicas junto ao arquivo digital, enquanto outros exigem que apenas a cópia digital seja requerida, assim, fica mais fácil reduzir o volume de arquivos físicos existentes, aumentando o espaço da empresa.

Para que ocorra a digitalização existem etapas, afinal, não basta escanear documento, é preciso compreender este processo como parte de um todo que garante que a gestão documental seja muito mais eficiente.

Falaremos a seguir sobre algumas dessas etapas:

1. Levantamento de dados

Primeiro, deve-se verificar quais são os documentos gerados pela empresa e quais são recebidos, além de entender quais são os mais importantes, que demandam acesso facilitado, e os menos importantes.

Neste processo, muitos documentos são levantados e analisados, como contratos, regimentos internos, comprovantes de serviços de folha de pagamento e muitos outros.

Verificado os gêneros dos documentos, os formulários usados e a estrutura que está sendo disponibilizada é hora da etapa do planejamento.

2. Planejamento

O planejamento é o momento no qual se verifica qual metodologia deverá ser usada para a gestão de determinado arquivo, como a escolha do tipo de arquivamento, o uso de classificação e a ordem com que serão organizados.

Além disso, o plano arquivístico é fundamental para o sucesso de uma gestão documental.

3. Classificação

O tipo de classificação é muito importante para a gestão de documentos e se contempla no planejamento. Porém, este sistema é fundamental, inclusive para o sistema eletrônico. Por isso, deve ser mantido em todo o processo de arquivamento.

Alguns dos tipos de classificação são: alfabético, geográfico, numérico, assunto ou alfanumérico.

4. Digitalização de documentos e produtividade

Por fim, chega a etapa de digitalização de documentos feitos com escâner ou com o aluguel de desktop para armazenar os arquivos. A digitalização garante a redução no tempo das atividades e da perda de documentos.

Feita a digitalização, deve ser feito o armazenamento que pode ser em um banco de dados com acesso por um software específico de GDE, gestão documental eletrônica, ou armazenamento na nuvem por meio de acesso criptografado pela internet.

Assim, os processos se tornam muito mais eficientes, seguros e consolidam a empresa.

Formas de aumentar a produtividade da empresa

Além da digitalização de documentos que permite menos burocracia e mais desempenho, existem outras formas de fazer com que a empresa produza mais e melhor.

A primeira forma de alcançar isso é compreender os processos e mapeá-los a fim de identificar problemas.

O segundo é criar meios de padronização nestes processos, garantindo que determinado produto ou serviço seja trabalhado de forma mais qualitativa e eficiente.

Por fim, é preciso investir no pessoal, com treinamentos e bonificações que os valorizem, criando uma identificação com a empresa e sua missão de entender o mundo.

Assim, tanto a digitalização de documentos como as formas garantem ao negócio uma maior consolidação frente aos concorrentes.